Oficinas Virtuales de Gestión de Subvenciones: colaboración público-privada eficaz

En la era digital actual, la colaboración entre el sector público y privado se presenta como una estrategia crucial para impulsar la eficiencia y transparencia en la gestión de recursos públicos. En este contexto, la creación de una Oficina Externa Virtual de Servicios de Soporte emerge como una innovadora solución para la gestión de subvenciones nacionales e internacionales destinadas a todos los entes vivos de un territorio.

Las subvenciones y licitaciones públicas se han convertido en un importante mercado de financiación, tanto para empresas como para instituciones y, como no, también para la ciudadanía en general. Sin embargo, son muchos los factores que dificultan su calado eficaz en la sociedad. La falta de información, la burocracia, la complejidad técnica, la carencia de medios internos en las organizaciones y la lentitud en el pago de las ayudas, son las principales causas de la situación.

Esto ha provocado que históricamente dichas ayudas públicas quedan sin ejecutar en más de un 50% por la falta de proyectos presentados, por carencias de calidad o por su mala ejecución.

Si a esto añadimos en el corto plazo el reto de afrontar la caída del consumo interno, así como el aumento de la inflación y de los tipos de interés, tenemos una ralentización del crecimiento que puede poner en riesgo, la supervivencia de las pymes por agotamiento financiero.

Por ello y más que nunca, es importante recordar que solo de subvenciones y préstamos en la Unión Europea hay más de 1,82 billones de euros. Si contemplamos una visión más global e incluimos todas las de los Organismos Multilaterales de Desarrollo (OMUDES) podemos estar hablando de más de 3 billones de euros, un mercado nada despreciable para paliar las consecuencias apuntadas por la caída del consumo, por la inflación y la subida de tipos de interés.

“Las que están recibiendo los fondos europeos son empresas relativamente grandes…apoyar a las empresas pequeñas en las licitaciones ayuda a estimular su crecimiento y eso conlleva un mayor dinamismo en la inversión agregada a largo plazo, constata el Banco de España”.

Gestión Especializada y externalización integral

La clave de esta oficina virtual, radica en tres pilares básicos, por un lado, disponer de una plataforma tecnológica que informa de manera sencilla sobre las subvenciones y licitaciones.  Por otro lado, la segmentación de estas para hacérselas llegar a la audiencia objetivo a través de un equipo especializado y con experiencia. Y en tercer lugar, contar con asesorías, consultoras, asociaciones y directores especializados de proyectos que las ejecuten con eficacia. Este enfoque garantiza no solo la gestión de fondos, sino también la maximización del impacto de los proyectos financiados en el territorio de aplicación.

El notable incremento de fondos públicos, via subvenciones, préstamos y licitaciones, experimentado en los últimos años, ha provocado un desbordamiento en las estructuras de las administraciones públicas, generando una gran ineficiencia en su distribución y su consecuente devolución al ente emisor, perdiendo una estupenda oportunidad de financiar a pymes e instituciones que tanto lo necesitan.

Para paliar esto la oficina propuesta será 100% gestionada con personal externo al ente público territorial, si bien se apoyará en su estructura para obtener las máximas sinergias. Esta externalización no solo promueve la eficiencia operativa, sino que también reduce la carga administrativa interna, permitiendo que sus recursos se centren en otras áreas prioritarias.

“El notable incremento de fondos públicos, via subvenciones, préstamos y licitaciones, experimentado en los últimos años, ha provocado un desbordamiento en las estructuras de las administraciones públicas”.

Estrategia de acceso a Fondos Públicos digitalizada y funcional

La estrategia subyacente se enfoca en facilitar y ejecutar el acceso a fondos públicos para todos los entes y ciudadanía del territorio donde se implemente. La Oficina Externa Virtual de Gestión de Subvenciones se plantea como un puente entre las oportunidades de financiación y las necesidades de desarrollo de proyectos, garantizando una distribución equitativa y eficaz de los recursos disponibles.

Todo el proceso se soporta sobre una plataforma digitalizada de búsqueda, diseñada específicamente para la gestión de subvenciones, cuyo enfoque tecnológico y automatizado, no solo agiliza los procesos, sino que también mejora el acceso a la información de forma específica y la participación de todos los entes del territorio.

Para poder gestionar tal volumen de proyectos que se pueden generar mediante la difusión de este nuevo servicio, contar con tecnologías de vanguardia es un aspecto clave para la oficina. Tanto la plataforma digital ya comentada, como la Inteligencia Artificial generativa para responder de forma automatizada a cualquier duda de la ciudadanía, como la capacitación online con multitud de cursos que mejoran las competencias relacionadas, son algunas de las que la oficina propuesta va a utilizar, si bien en un futuro no tardío y gracias al fondo europeo RESILIENCIA 2024 se presentará una plataforma con inteligencia artificial y blockchain para gestionar y evaluar de forma rápida y eficaz los proyectos que  busquen subvenciones.

La oficina cuenta con un sistema de Alertas Personalizadas y Exclusivas, donde toda empresa, profesional, institución y ciudadanía, que defina su perfil, va a disponer de información directa de las ayudas públicas que se adapten al mismo.

“El volumen de proyectos que se pueden generar mediante la difusión de este nuevo servicio, se podrá gestionar gracias a las tecnologías de vanguardia que utiliza y a la red de directores de proyecto con las que cuenta».

Marketing Digital para la divulgación del servicio

La divulgación de la Oficina Externa Virtual de Gestión de Subvenciones se llevará a cabo a través de innovadoras estrategias de marketing digital. La visibilidad online no solo informará a los potenciales beneficiarios sobre las oportunidades disponibles, sino que también fortalecerá la imagen de la institución como un ente proactivo y comprometido con el desarrollo eficaz de su comunidad.

Las estrategias combinan adecuadamente desde la optimización de la página web para mejorar el posicionamiento, una segmentación precisa para identificar la audiencia objetivo y poder personalizar mensajes para satisfacer sus necesidades, como la publicidad dirigida en redes sociales y Google Ads, maximizando el retorno de inversión. Todo ello nos permite alcanzar la máxima difusión y mejorar la experiencia del usuario en el sitio web, garantizando un proceso de acceso fluido y seguro.

“La visibilidad online no solo informará a los potenciales beneficiarios sobre las oportunidades disponibles, sino que también fortalecerá la imagen de la institución”.

Redes de especialistas para la ejecución

El equipo de dirección del proyecto, meticulosamente seleccionado y  compuesto por profesionales con más de 15 años de experiencia, lleva a cabo la implementación de todos los procesos que requiere la oficina, gestiona toda la información que se recibe, la analiza, la segmenta y la distribuye entre todos los profesionales de la red, donde disponemos desde freelances especializados, asesorías locales, consultoras, Interim manager y  asociaciones de profesionales que permiten una gran capacidad ejecutiva.

Todos los procedimientos y protocolos necesarios para la tramitación eficiente de subvenciones estarán documentados. Esta transparencia no solo fortalece la rendición de cuentas, sino que también facilita la comprensión y colaboración entre los diversos actores involucrados.

La transparencia se verá reforzada mediante informes periódicos sobre el progreso y el estado de las subvenciones gestionadas. Estos proporcionarán a los interesados y a la comunidad en general una visión clara y actualizada del impacto de los fondos públicos en el desarrollo del territorio.

“Disponemos desde freelances especializados, asesorías locales, consultoras, Interim managers y asociaciones de profesionales que permiten una gran capacidad ejecutiva”.

Corolario

La implementación de esta Oficina Externa de Servicios de Soporte marca un paso significativo hacia la optimización de la gestión de subvenciones. Al abrazar la colaboración público-privada y la digitalización, la institución pública se posiciona para mejorar la eficiencia, la transparencia y, como no, el bienestar de su comunidad. La visión de una gestión de subvenciones más ágil y efectiva está ahora al alcance de todos, gracias a esta estrategia innovadora y proactiva.

«No estamos en crisis, ni en época de cambio, estamos en un cambio de época».  Guillermo Taboada.