Los gastos deducibles y cómo sacar partido a tu Declaración de la Renta como autónomo

En la vida de un autónomo, entender qué son los gastos deducibles se convierte en un conocimiento importante para maximizar los beneficios al presentar declaraciones y autoliquidaciones fiscales. Desde el pago de la cuota de autónomos hasta los recibos de servicios esenciales, estos gastos son parte integral de la actividad profesional por cuenta propia.

La normativa tributaria reconoce la necesidad de los autónomos de afrontar estos gastos y establece que no todos los ingresos deben considerarse ganancias totales. La tributación se basa en los ingresos netos, es decir, los ingresos totales menos los gastos necesarios para llevar a cabo la actividad.

¿Qué son los gastos deducibles?

Los gastos deducibles son aquellos gastos que, por disposición legal expresa, pueden restarse de los ingresos totales de un autónomo para calcular el beneficio o ingreso neto sujeto a impuestos como el IRPF y el IVA. La deducción se realiza antes de presentar la declaración, permitiendo al autónomo reducir la base imponible sobre la cual se calculan los impuestos.

Diferencia entre devolución y deducción de impuestos

No siempre. La devolución de impuestos se refiere al reembolso de dinero que has pagado previamente al gobierno en exceso de tus obligaciones fiscales. Este reembolso generalmente ocurre cuando has pagado más impuestos de los que realmente debías durante el año fiscal.

Por otro lado, la deducción de impuestos implica restar ciertos gastos permitidos por la ley de tus ingresos antes de calcular tus impuestos totales. Estos gastos pueden incluir gastos médicos, donaciones a organizaciones benéficas, intereses hipotecarios y otros gastos calificados. En lugar de recibir un reembolso después de pagar impuestos, las deducciones reducen directamente la cantidad de ingresos sobre los cuales se aplican los impuestos, disminuyendo así la cantidad total de impuestos que debes.

¿En qué impuestos son deducibles los gastos?

Los gastos son deducibles tanto en el IRPF como en el IVA. Se pueden descontar generalmente por el 100% de su importe, aunque la desgravación del IVA se limita a la cuota soportada por el autónomo. Modelos como el 130 y el 303 son utilizados para la autoliquidación trimestral de IRPF e IVA, respectivamente.

Requisitos para que un gasto sea deducible

No todos los gastos son deducibles, deben cumplir con tres requisitos fundamentales: estar directamente relacionados con la actividad económica, estar debidamente justificados (preferiblemente con facturas) y estar registrados en la contabilidad del negocio. Además, solo los autónomos bajo el sistema de estimación directa pueden aplicar deducciones.

Ejemplos de gastos deducibles

Entre los gastos más habituales que los autónomos pueden deducirse, destacan los consumos de explotación, que abarcan mercaderías, materias primas, material de oficina, compra de stock, herramientas y programas informáticos, entre otros. Los sueldos y gastos de personal también son deducibles, cubriendo sueldos, seguros sociales, dietas, indemnizaciones y formación.

La cuota de autónomos, una obligación mensual para aquellos dados de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA), es totalmente desgravable en la declaración de IRPF. Los suministros esenciales para trabajar, como luz, agua y conexión WiFi, son deducibles, aunque se establece un límite del 30% para autónomos en modalidad teletrabajo.

Además, los servicios de profesionales independientes, como gestores, abogados y especialistas en marketing, pueden desgravarse, al igual que los gastos financieros asociados a cuentas bancarias, TPVs o datáfonos. Por último, el alquiler de locales u oficinas, una realidad para muchos autónomos, constituye otro gasto desgravable que alivia la carga económica de estos profesionales por cuenta propia.

¿Cómo se contabilizan los gastos deducibles?

Los autónomos deben llevar una contabilidad clara y ordenada, registrando los gastos en libros específicos. La información necesaria incluye la fecha, número de factura o recibo, identidad del proveedor y destinatario, concepto, base imponible, tipo de gravamen, y cuota de IVA soportada si es aplicable. Este registro adecuado es esencial para aprovechar al máximo las deducciones permitidas.