Todo lo que necesitas saber sobre el nuevo sistema de facturación electrónica para autónomos

El Ministerio de Hacienda ha implementado un nuevo sistema de facturación dirigido a los autónomos, que entrará en vigor a partir de julio de 2025. Se trata de la publicación en el BOE (Boletín Oficial del Estado) de la orden ministerial en la que se desarrollan los requisitos que deberán adoptar los programas informáticos que soportan la facturación de los empresarios.

Esta orden ministerial detalla las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido referidas en el reglamento que se aprobó en diciembre de 2023, por el que se regulaban los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, así como la estandarización de los formatos de los registros.

La idea es tener un nuevo sistema de facturación electrónica que facilite el control tributario por parte de Hacienda, en sus medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal. Así, los objetivos más destacables son los siguientes:

• Reforzar la obligación de emitir factura de todas las operaciones que realizan empresarios y profesionales.

• Conseguir que todas las operaciones que se realicen se graben en el sistema informático de manera segura, no manipulable, accesible y con una estructura y formato estándares para facilitar la legibilidad de los registros, el análisis automatizado y la simultánea remisión a la Administración tributaria.

• Facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias, tal y como se ha constatado en aquellos países en que se ha implantado la obligación de remisión de los datos al realizar las operaciones.

Nueve meses de adaptación

El reglamento, conocido como Veri*factu, es un sistema voluntario. Entró en vigor el 7 de diciembre de 2023, pero se permitió a los autónomos adaptarse al nuevo sistema hasta el 1 de julio de 2025, exceptuando los productores y comercializadores de los sistemas informáticos, que tenían que tenerlos en el mercado en un plazo de nueve meses desde que se hubiese aprobado la orden ministerial.

Por lo tanto, como la orden entró en vigor el 29 de octubre de 2024, estos productores tienen hasta el 29 de julio de 2025 para poner en el mercado los nuevos sistemas informáticos.

Los autónomos que quieran acogerse a este sistema pueden empezar en cualquier momento el funcionamiento del programa, pero, según se especifica en la orden ministerial, deberán mantenerse en ese sistema siempre al menos hasta el final del último año en que hayan funcionado con este, es decir, hasta el 31 de diciembre de cada año.

Especificaciones técnicas del nuevo sistema de facturación

El sistema Veri*factu funciona de la siguiente manera: el programa informático realiza el envío del primer conjunto de registros de facturación a Hacienda. El organismo devuelve, entre otros datos, un valor actualizado del tiempo de espera entre envíos.

Los ficheros remitidos serán sometidos diversas validaciones de calidad. Si se recibe una respuesta afirmativa de la  Agencia Estatal de Administración Tributaria, pero, no impide que pueda haber posteriores validaciones ni que los registros remitidos sean completamente válidos. Si la respuesta es negativa, se informa del código de error que motiva el rechazo.

El sistema informático deberá reintentar periódicamente, al menos una vez cada hora, el envío de los registros de facturación pendientes de remitir. A la vez, el sistema deberá avisar de que se ha producido una incidencia que ha impedido la remisión de todos los registros de facturas, indicando cuántos faltan por remitir.  

Por último, el autónomo recibirá como respuesta, entre otros datos, un código seguro de verificación cuando al menos uno de los registros de facturación del fichero remitido sea correcto y, por tanto, se acepte el envío. El remitente podrá utilizar este código para verificar el envío realizado.