La gestión del tiempo como factor clave de la productividad

El tiempo es el único recurso que no se puede almacenar, de ahí su importancia. La adecuada gestión del tiempo hace que seamos más productivos, eficaces y tengamos una mejor calidad de vida. La gestión del tiempo consiste en planear y ejercitar el control consciente del mismo para aumentar la eficacia, la eficiencia y la productividad, y como no, ser más feliz. En realidad, no podemos gestionar el tiempo en sí, sino nuestra forma de trabajar, por eso desde hace unos años, se usa cada vez más el término “autogestión”.

Comparto contigo las Leyes del Tiempo y sus principios que te ayudarán a no volver a cometer los errores históricos de la humanidad en cuanto al uso adecuado del mismo y a lograr más con menos esfuerzo.

1. Ley de Eclesiastés: “hay un momento para todo y un tiempo para cada cosa bajo el cielo”

2. Ley de Tracy: “nunca hay suficiente tiempo para hacerlo todo, pero siempre hay suficiente tiempo para hacer lo más importante”

3. Ley de Swoboda o ley de los ritmos biológicos: “cada persona está sometida a múltiples ritmos biológicos que deben ser tenidos en cuenta en la programación de nuestras actividades”

4. Ley de Fraisse o de la disminución subjetiva del tiempo: “el tiempo tiene una dimensión objetiva y otra subjetiva o psicológica, que está en función del interés sentido por la actividad ejercida”

5. Ley del valor económico del tiempo: “establecer el valor de cada hora de trabajo propia es una medida útil que nos aporta lo que cuesta el tiempo perdido o improductivo”

6. Ley de la eficiencia forzada: “nunca hay bastante tiempo para hacerlo todo, pero siempre hay bastante tiempo para hacer las cosas más importantes”

7. Ley de la reflexión: “el tiempo de reflexión es una economía de tiempo”

8. Ley de Hofstadter: «toda planificación lleva más tiempo que el esperado, incluso si tienes en cuenta la ley de Hofstadter»

9. Ley de Eisenhower: «antes de comenzar una tarea debemos preguntarnos ¿para cuándo? y ¿para qué?»

10. Ley de la navaja de Ockham: «la efectividad de lo simple»

11. Ley de Zeigarnik: «nuestro cerebro tiende a recordar las tareas inacabadas antes que las tareas que ya hemos terminado»

12. Ley de las ventanas rotas: «el estado de desorden o deterioro de las cosas fomenta un empeoramiento en este estado de deterioro o desorden»

13. Ley de Perls:» no te preocupes, ocúpate»

-El 40 por 100 de las cosas que nos preocupan no llegarán a ocurrir nunca

-El 30 por 100 ha ocurrido ya, por lo que no tiene sentido preocuparse

-El 12 por 100 están relacionadas con problemas de salud;

-El 10 por 100 afecta a preocupaciones diversas cuyos efectos se anulan entre si

– ¡Solo el 8 por 100 merece nuestra atención! Lo realmente eficaz será ocuparse de ello, dedicarle el tiempo y la atención necesarios para resolverlo. Porque la preocupación no suele resultar práctica.

14. La Ley de Pareto o regla del 80/20: «emplea tu tiempo de trabajo en resolver las tareas que tengan el mayor impacto en el resultado, porque el 20 % de tus tareas es el responsable del 80 % de tus resultados.»

El primer paso para luchar contra los ladrones de tiempo es conocerlos en profundidad

Y además de las leyes, estos cuatro principios de la gestión del tiempo las complementan adecuadamente:

• Principio de le Châtelier: las personas reaccionan para contrarrestar los cambios

• Principio de la rueda volante: las cosas nunca van rápidas al principio

• Principio de Laborit: tendemos a hacer lo que es fácil antes que lo que es difícil

• Principio de Hawthorne: la gente trabaja más cuando siente que está siendo observada

• Principio de Dunning-Kruger: los incompetentes tienden a creer que son mejores de lo que son.

• Principio del análisis ABC: los elementos analizados se clasifican en las categorías A (muy importante), B (medianamente importante) y C (menos importante) para visualizar los factores que contribuyen de forma notable al éxito.

Con la aplicación de estas leyes y principios en tus hábitos diarios habrás dado un gran paso para una gestión del tiempo productiva.

Y no olvides incluir en tus tareas semanales un control preciso de los ladrones del tiempo, con ello conseguirás aumentar tus horas efectivas de trabajo, mejorando la concentración y los niveles de atención. El primer paso para luchar contra este enemigo invisible es conocerlo en profundidad. Existen dos tipos de ladrones de tiempo:

Externos: que son todos aquellos que se nos escapan a nuestro control y entre los que destacan:

○ El teléfono

○ El whatsapp

○ El Email

○ Las reuniones de trabajo

○ Las visitas inesperadas

○ Urgencias

○ Las interrupciones en forma de consultas

○ Incapacidad de las personas que nos rodean

○ Falta de comunicación

○ Tramites excesivos, repetitivos y previsibles

○ Ruidos

○ Las notificaciones del móvil o el ordenador

○ Distracciones visuales

Internos: aquellos que tiene que ver con nuestra propia forma de gestionar las tareas y el tiempo, con nuestra personalidad y nuestros hábitos. Entre ellos tenemos los siguientes:

○ Realizar múltiples tareas a la vez

○ Una pobre planificación

○ La falta de concreción de objetivos

○ La falta de motivación

○ La procrastinación

○ Dificultad de decir “NO” y poner limites

○ La falta de asertividad

○ No saber delegar

○ Subestimar o sobrestimar capacidades propias

○ La falta de disciplina

○ Confusión y desorden en el lugar de trabajo

○ Las tensiones y preocupaciones

○ La indecisión.

Todos los dispositivos electrónicos tienen un botón de «apagar», ¡utilízalo!

La combinación de las leyes, los principios y de los ladrones del tiempo te proporcionará una mayor productividad, reducción del estrés, más tiempo para ti, tu familia y tus amigos, mayor equilibrio entre el trabajo y la vida privada, potenciar tu talento, en definitiva, una calidad de vida mejor.

Te aporto una ley muy personal y a la vez muy útil para mejorar la desconexión digital: todos los dispositivos electrónicos tienen un botón de «apagar», ¡utilízalo!

En Interim Manager Consulting hemos incorporado a nuestras metodologías de gestión todos estos principios y realizamos formaciones dentro de nuestro Ciclo: Herramientas para definir la misión o el propósito, gestionar la marca personal y desarrollar el modelo de negocio.

La mala noticia es que el tiempo vuela. La buena noticia es que tú eres el piloto.
Michael Althsuler.