Así se hace una factura como autónomo

Todos los trabajadores que han decidido ser autónomos, así como las empresas pequeñas y medianas que prestan un servicio o venden un bien, tienen que emitir una factura por su transacción.

De la factura en papel se ha pasado a la electrónica, que se confecciona en un Word o un Excel en base a un modelo, de los que se pueden encontrar multitudes en Internet; y por seguridad, luego se convierte en PDF.

Su realización es muy sencilla, y una vez que se tengan configurados varios datos personales y bancarios, solo es cuestión de actualizar los conceptos del trabajo y los montos económicos en cada nueva factura.

Qué elementos tienen que figurar en una factura

En la factura, como decíamos, se incluyen una serie de datos que identifican al trabajador y la tarea o venta por la cual está confeccionando este documento.

Entre las informaciones del autónomo, hay que incluir los datos personales o los de la empresa: nombre, dirección fiscal, número de NIF (Número de Identificación Fiscal) o CIF (Código de Identificación Fiscal) -que son asignados por la Agencia Tributaria-; número de colegiado (si aplica), teléfono y correo electrónico.

En otro casillero, se deben precisar los datos del cliente, como su nombre o el de su empresa, dirección y número de NIF o CIF.

Número de factura

Cada factura tiene que llevar un número único, donde se sugiere mantener una secuencia consecutiva para facilitar el seguimiento.

Sin embargo, es posible configurar series separadas por conceptos, como pueden ser para diferentes clientes, en operaciones o para las facturas rectificativas.

Fecha de emisión

Se debe indicar la fecha en que se confecciona la factura. Esto es importante para la contabilidad y para cumplir con los plazos legales.

Descripción y precio de los bienes o servicios

En un casillero o fila hay que detallar cuáles son los bienes o servicios que se están facturando. En una columna se debe consignar el precio unitario y en otra el importe total de la transacción.

Impuestos y retenciones

Hay que indica el tipo impositivo del IVA aplicado a los bienes o servicios, que pueden ser del 21%, 10% o 4%. Además, se debe indicar la base imponible (que es el importe total sin impuestos).

Luego se debe calcular la cuota tributaria, que es la cantidad de IVA a pagar. Esto se puede hacer multiplicando la base imponible por el tipo impositivo correspondiente.

Como los trabajos y ventas de los autónomos están sujetos a retenciones del IRPF -por lo general del 15%-, hay que indicar el porcentaje aplicado y la retención correspondiente.

El paso siguiente es sumar la cuota tributaria y restar las retenciones aplicadas al primer importe para obtener el importe total a pagar por el cliente.

Forma de pago

En la factura se tiene que especificar la modalidad de pago, ya sea por transferencia bancaria (para lo cual hay que indicar el número de cuenta) u otra forma. Asimismo, hay que aclarar si se ha realizado un pago por adelantado por el servicio o la venta.

Fecha de vencimiento

Si se ha acordado plazos de pago con el cliente, se debe indicar la fecha límite para el abono de la factura.

Firma y datos de contacto

Si el cliente lo exige, se puede firmar la factura de forma electrónica, y en todo caso, añadir los datos de contacto.

Cuándo emitir la factura

El autónomo tiene que guardar una copia de sus facturas para realizar las rendiciones periódicas del IVA y la anual de la Renta.

Las facturas se tienen que emitir al momento de realizar el trabajo o la transacción, pero es posible que algunos clientes acuerden contar la misma al finalizar el mes, en la que se describan todas las transacciones realizadas.

Sin embargo, como recuerdan en Infoautónomos, “las facturas o documentos sustitutivos deberán ser expedidos antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación del impuesto en el curso del cual se hayan realizado las operaciones”.