Digitalización de nóminas: una solución para optimizar la gestión salarial

La gestión de los salarios de las personas trabajadoras de una empresa puede ser un proceso complejo. Todos los meses es necesario calcular las horas trabajadas para incluirlas en la nómina, tanto las ordinarias como las extraordinarias, deducir los impuestos y pagos de la Seguridad Social, además de tener en cuenta las condiciones particulares de cada empleado, entre muchos otros trámites.

Las nuevas tecnologías han llegado para quedarse en el entorno empresarial, y pueden ser una herramienta de gran ayuda en el sector de los recursos humanos, para agilizar y mejorar los procesos de la gestión salarial.

En esta línea, la digitalización de las nóminas es un potente aliado, pues reduce la carga de trabajo a la hora de llevar a cabo las tareas de gestión, haciendo mucho más eficiente el proceso.

Qué significa digitalizar las nóminas

La digitalización de las nóminas se hace a través de un software que proporciona una plataforma que automatiza el proceso de la gestión salarial.

Esta plataforma digital ofrece una serie de funcionalidades, como introducir y modificar los datos de los trabajadores en cualquier momento antes del cierre de nóminas o visualizarlas y actualizarlas en todo momento, ya que permite ver todos los cambios o modificaciones en cuestión de segundos.

También ofrece la posibilidad de enviarlas de manera automática a cada empleado por correo electrónico tras su generación en la fecha seleccionada, incorpora la firma electrónica para el personal para agilizar el proceso de firma de documentos, así como permite crear un fichero SEPA de forma automatizada para poder pagar a los trabajadores de manera sencilla.

Ventajas de digitalizar las nóminas

Utilizar un software de gestión de nóminas permite simplificar y automatizar la gestión salarial. Entre las principales ventajas, destacan las siguientes:

• Alta eficiencia y disminución de errores: la digitalización de las nóminas permite generarlas hasta en un 80% menos de tiempo que de manera manual y es una manera de prevenir errores, como en el cálculo de impuestos, en las deducciones o que haya retrasos en los pagos.

• Actualización legal: la plataforma está adaptada a los convenios colectivos de cada empresa de manera automática y cuenta con un equipo de expertos legales que se encargan de estar al día de las novedades y los cambios, lo que permite olvidarse de cualquier preocupación de carácter legal.

• Accesibilidad y transparencia: la digitalización también permite crear gráficos y exportar los datos de la empresa para visibilizar las cifras o elaborar informes personalizados. Una manera de favorecer la toma de decisiones y la planificación estratégica, además de facilitar el acceso y la transparencia al personal a través de estas herramientas digitales.

• Gestión de otros trámites administrativos: la plataforma se encarga de declarar las retenciones de IRPF o de los trámites de la Seguridad Social –como presentación de los seguros sociales, comunicación de altas y bajas o proporcionar documentos relacionados con la Seguridad Social–, y permite visualizar de manera mensual todos los gastos, como impuestos y tasas, recaudaciones…

• Plataforma integrada: el software de nóminas integra múltiples funcionalidades más allá de la gestión salarial, como las ausencias y vacaciones, la gestión de equipos, los gastos de empresa o el control horario. Una plataforma unificada que facilita el trabajo y reduce el tiempo que se dedica a estas gestiones.

Comparativa entre procesos manuales y digitales

Por lo tanto, entre la reducción de las horas que se desprende de la automatización de los procesos y la disminución de los errores que, de manera manual, pueden llevar a más complicaciones administrativas, se puede determinar que el uso de herramientas digitales para la gestión salarial es eficiente y rentable para las empresas.

Tal como describe el Observatorio de Recursos Humanos, la digitalización del proceso de nóminas permite reducir los costes a largo plazo, pues al reducir los errores se mejora la eficiencia del departamento de Recursos Humanos, lo que compensa de manera significativa la inversión inicial que se haya podido realizar en el software de gestión de nóminas.