Factura electrónica para pymes y autónomos: ¿qué es y cuándo será obligatoria?

La obligación para pequeñas y medianas empresas (pymes) y profesionales autónomos de emitir facturas de forma electrónica o digital se pospondrá hasta mediados de 2025, según lo establecido por la Ley 18/2022, conocida como Crea y Crece. Aunque queda tiempo para prepararse, es crucial que aquellos que deseen realizar transacciones seguras comiencen a considerar las nuevas necesidades y a organizarse adecuadamente.

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica, definida como aquella expedida y recibida en formato electrónico entre empresarios y profesionales, tiene como objetivo principal combatir el fraude y la evasión fiscal, en consonancia con la Ley 11/2021.

El reciente Real Decreto 1007/2023, aprobado el 5 de diciembre, establece los requisitos mínimos de los sistemas y programas informáticos que soportarán los procesos de facturación, así como la estandarización de formatos de los registros de facturación.

Requisitos y compromisos

La implementación de la factura electrónica no debe encarecer los procesos de gestión para pymes y autónomos, por lo que se ha comprometido a ofrecer una plataforma de la Agencia Tributaria de coste cero para los contribuyentes implicados.

Entre las herramientas disponibles se destaca el Reglamento Veri*factu, considerado como la modalidad más sencilla para cumplir con las nuevas obligaciones.

Los requisitos mínimos para las facturas electrónicas estandarizadas incluyen información detallada del obligado a expedir la factura, número y serie de factura, descripción de las operaciones, fechas de expedición y operaciones, régimen aplicado a las operaciones para efectos tributarios, entre otros.

Además, todas las facturas deberán incluir un código QR para facilitar la captura de información y mostrarán la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «Veri*factu».

Las empresas que están obligadas a hacer la factura electrónica son las que facturan más de 8 millones al año

Nuevos elementos de seguridad

El Real Decreto establece un registro de factura con formato y estructura específicos, incorporando elementos de seguridad informática como hashes encadenados y firma electrónica para garantizar la inviolabilidad de la factura tras su registro.

Aunque aún hay indefinición en la aplicación de plazos específicos, se espera que los usuarios tengan operativos los sistemas informáticos antes del 1 de julio de 2025. La Agencia Tributaria habilitará en su sede electrónica el servicio para la recepción de registros de facturación en un plazo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial de desarrollo.

¿Qué empresas y autónomos están obligados a hacer la factura electrónica?

Según abogados, las empresas con una facturación superior a 8 millones de euros al año deberán cumplir con la facturación digital obligatoria a partir del segundo semestre de 2025, mientras que el resto lo hará dos años después.

A pesar de la obligatoriedad, la mayoría de los negocios ve la implementación de la factura electrónica como una mejora en la capacidad para detectar errores en la contabilidad y duplicidades en sus registros. Un estudio de Generix Group reveló que el 78,67% de las empresas que ya han implementado la factura electrónica considera significativa esta mejora.

Tipos de facturas electrónicas

Factura electrónica estructurada

Este formato, compuesto por datos estructurados, facilita la generación y lectura automática de facturas mediante programas informáticos especializados. Utilizado por las administraciones públicas, el formato XML es el más común, aunque también se emplean otros como EDIFACT, DOC o XLS.

Estas facturas permiten una tramitación automática tanto en emisión como en recepción, agilizando el proceso comercial.

La factura electrónica estructurada se hace en formato XML

Factura electrónica no estructurada

Por otro lado, las facturas no estructuradas presentan datos en un formato más libre, como imágenes o documentos planos, como las facturas en papel escaneadas o en formato PDF. Aunque contienen la información necesaria, su procesamiento requiere intervención manual o el uso de software OCR.

Este proceso, a menudo más costoso y menos automatizado, puede presentar desafíos en la integración con sistemas informáticos.

Elementos obligatorios en la factura electrónica

Hasta la aprobación de un nuevo reglamento, las facturas electrónicas comparten la mayoría de elementos con las tradicionales, a excepción de la firma electrónica. Para ser legal y comercialmente válidas, deben incluir:

1. Fecha de emisión.
2. Numeración correlativa única.
3. Detalle del concepto de la transacción.
4. Datos fiscales del emisor y receptor.
5. Base imponible y total.
6. Tipo impositivo para tributación.