En el ámbito económico son muchos los conceptos que juegan un papel fundamental. Sin embargo, especialmente a nivel de empresas, el arqueo es un término fundamental para hacer el recuento de los bienes o el efectivo que posee una empresa en un momento dado. Y es una actividad que se realiza desde bancos hasta supermercados.
Explicado de forma sencilla, el arqueo consiste en el recuento y comprobación del dinero y los bienes pertenecientes a una entidad en un momento dado. Para ello, el arqueo lleva a cabo un proceso de verificación de los activos y los pasivos que posee una empresa, con el objetivo de asegurarse que los registros contables coincidan con la realidad.
Los aspectos imprescindibles a conocer sobre el arqueo
El fin último de esta acción busca verificar que los bienes reflejados en los libros de contabilidad son en realidad tal cual han sido registrados en realidad. No obstante, el primer aspecto a destacar es la diferencia entre los dos tipos de arqueo básicos. En primer lugar, el arqueo de caja se lleva a cabo para verificar la cantidad de dinero efectivo en un momento dado. Algo que se realiza en la mayoría de empresas.
Menos habitual, pero igual de importante, es el arqueo de inventarios, que se lleva a cabo para verificar todos y cada uno de los bienes que una empresa tiene en stock, incluyendo desde las materias primas hasta los productos en proceso y los terminados. Mientras que el arqueo de caja es habitual realizarlo a diario, el arqueo de inventarios se realiza cada ciertos meses.
Por ello, dicho de otro modo, se puede confirmar que el arqueo es una herramienta básica para el control financiero interno de una empresa. Pero, ¿cuáles son los pasos de los que consta uno de estos arqueos? Es un proceso que consta de tres pasos, comenzando por la planificación del arqueo, determinando tanto la fecha y las personas encargadas del mismo, como la reunión de toda la documentación necesaria, desde los libros de contabilidad hasta los comprobantes de pago.
El segundo paso, evidentemente, consiste en la realización del arqueo, durante la cual, en función del tipo de arqueo que se esté llevando a cabo, se debe contar el efectivo, verificar los inventarios, y conciliar todos los registros contables con el ámbito real. Por último, una vez terminado, es imprescindible documentar el arqueo en un informe, incluyendo tanto la fecha, la hora y las personas que lo han llevado a cabo, como las conclusiones del mismo.
Entre los muchos beneficios, destaca principalmente la mejora del control interno de una empresa, puesto que sirve para verificar que los activos y los pasivos están siendo gestionados de forma idónea. Pero, además, este arqueo también es muy útil para prevenir fraudes o equivocaciones, ya que es el único método capaz de discernir las diferencias entre lo que determinan los registros contables y la realidad.
