Antes de realizar una transacción comercial es muy común que se emita un documento comercial llamado factura proforma, que sirve como una estimación o cotización de los bienes o servicios que se van a proporcionar, y donde se incluyen los precios y los términos de venta.
Si bien legalmente no es vinculante como una factura oficial, la factura proforma es útil para que el comprador tenga una idea de los costos y condiciones antes de comprometerse con la compra.
También es útil para solicitar un anticipo o pago por adelantado, para tramitar permisos o licencias de importación/exportación, o para garantizar un precio y condiciones específicas para un cliente.
Cómo crear una factura proforma
Estos son los pasos básicos para crear una factura proforma.
1. Información del emisor: Aquí se debe incluir el nombre, dirección y datos de contacto de la empresa en la parte superior de la factura.
2. Fecha y número de factura: Hay que asignar una fecha y un número de factura único para poder identificarla fácilmente. Esto también ayuda en la organización y seguimiento.
3. Información del cliente: Se deben añadir los detalles del cliente, como su nombre, dirección y otros detalles de contacto.
4. Descripción de los bienes o servicios: Se enumera detalladamente los bienes o servicios que se están proporcionando, especificando la cantidad, el precio unitario y cualquier otra información relevante.
5. Costos y términos de venta: Se indica el precio total de los bienes o servicios, junto con cualquier impuesto aplicable. También incluye los términos de venta, como el método de pago, plazos de entrega y condiciones de garantía si corresponde.
6. Condiciones especiales o notas: Si hay condiciones especiales que el cliente debe tener en cuenta, como descuentos por volumen, términos de pago especiales, o cualquier otra información relevante, hay que asegurarse de incluirlas en la factura proforma.
7. Total y moneda: Se calcula el total de la factura en la moneda correspondiente y se asegura de que esté claramente indicado.
8. Firma y contacto: Se firma la factura proforma y proporciona información de contacto adicional si es necesario para que el cliente se comunique en caso de preguntas o aclaraciones.
Pasos finales
Una vez que la factura proforma esté completa, se puede enviar al cliente para su revisión y aprobación.
Cabe recordar que una factura proforma no tiene el mismo valor legal que una factura oficial, pero es una herramienta útil para facilitar las transacciones comerciales al proporcionar información detallada sobre los bienes o servicios ofrecidos y sus costos asociados.
